- Bước 1:
Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột; người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó chết có nhu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan, tổ chức đang lưu sổ gốc từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và buổi sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút) hoặc gửi yêu cầu thông qua đường bưu chính.
- Bước 2:
* Trường hợp yêu cầu trực tiếp tại cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc: Người được phân công tiếp nhận hồ sơ hoặc bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, tổ chức kiểm tra hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận và thực hiện các thủ tục theo quy định để cấp bản sao từ sổ gốc cho người yêu cầu.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để người nộp hồ sơ bổ sung theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
* Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu chính: Người được phân công giải quyết kiểm tra hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện các thủ tục theo quy định để cấp bản sao từ sổ gốc cho người yêu cầu;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì cơ quan, tổ chức đang lưu trữ sổ gốc có văn bản đề nghị người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
- Bước 3:
Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.
Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
- Bước 4:
Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nhận kết quả tại cơ quan, tổ chức đã nộp hồ sơ hoặc qua bưu chính (nếu gửi yêu cầu qua bưu chính).