Câu 1: Theo đồng chí việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu gì?
Trả lời: Thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương khóa XI “về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương, Kế hoạch của Văn phòng Thành ủy, Quy định của Ban Thường vụ Quận ủy về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu sau:
1. Hồ sơ phải phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, vụ việc.
3. Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị như bản chính và phải có giá trị.
Câu 2: Đồng chí hãy cho biết thời hạn giao nộp hồ sơ và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Quận ủy?
Trả lời: Căn cứ Hướng dẫn số 02-HD/VPQU ngày 08/11/2018 của Văn phòng Quận ủy về “Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Quận ủy” .
1. Theo quy định trong thời gian 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc thì hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Quận ủy.
2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu gồm: những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức nộp lưu phải được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Biên bản giao nhận tài liệu.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu Phụ lục số 5 của Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16 tháng 12 năm 2016 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.