Câu 1: Nguyên tắc, yêu cầu và nội dung chỉnh lý tài liệu
Theo Hướng dẫn số 50-HD/VPTW ngày 10 tháng 10 năm 2019 của Văn phòng Trung ương về chỉnh lý tài liệu có hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
- Việc chỉnh lý tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc không làm phân tán, xé lẻ tài liệu của một phông lưu trữ, không xáo trộn tài liệu giữa các phông lưu trữ.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đúng, đầy đủ hoạt động của đơn vị hình thành phông.
2. Yêu cầu chỉnh lý tài liệu
- Trước khi chỉnh lý tài liệu phải thu thập, tập trung triệt để tài liệu, xây dựng đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ.
- Khi chỉnh lý tài liệu phải kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ, như: Phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu...
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được phân loại theo nguyên tắc, nghiệp vụ của công tác lưu trữ, được xác định thời hạn bảo quản, hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá, có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.
- Trong quá trình chỉnh lý tài liệu phải bảo quản an toàn, quản lý chặt chẽ và giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu.
3. Nội dung chỉnh lý tài liệu
a. Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc:
- Tập trung tài liệu.
- Khảo sát tài liệu.
- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu và các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu (lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu).
- Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý tài liệu.
b. Tiến hành chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc:
- Phân loại tài liệu.
- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ.
- Hệ thống hoá, lập mục lục hồ sơ.
- Đưa tài liệu vào cặp (hộp) và sắp xếp lên giá, tủ.
c. Kết thúc chỉnh lý tài liệu, gồm các công việc:
- Xử lý tài liệu hết giá trị.
- Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
- Kiểm tra, đánh giá kết quả chỉnh lý tài liệu.
- Lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu.
Câu 2: Số hóa, số hóa tài liệu lưu trữ là gì ? Nguyên tắc và yêu cầu chung đối với việc số hóa tài liệu ?
Theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Trung ương về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có hướng dẫn cụ thể sau:
1. Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số.
2. Số hóa tài liệu là quá trình tạo thông tin số bằng cách quét (scanning) hoặc chuyển đổi các dạng tài liệu tương tự thành tài liệu điện tử (hay tài liệu số) dưới dạng tệp tin số (file) để lưu trữ, xử lý và truy cập bằng phương tiện điện tử.
3. Nguyên tắc và yêu cầu chung đối với việc số hoá tài liệu
a. Nguyên tắc
- Không số hoá tài liệu tuyệt mật, tối mật. Đối với tài liệu mật, hồ sơ nhân sự phải trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và áp dụng giải pháp mã hoá, bảo mật của của Ban Cơ yếu Chính phủ.
- Khi số hoá phải bảo đảm chính xác, giống nguyên trạng về nội dung, bố cục so với tài liệu gốc.
b. Yêu cầu
- Tài liệu lưu trữ phải được chỉnh lý, phân loại, sắp xếp khoa học và tập hợp đầy đủ trước khi số hoá. Tiến hành số hoá gọn từng phông, khối tài liệu.
- Khi xây dựng kế hoạch số hoá tài liệu cần phân loại, xếp thứ tự tài liệu số hoá theo tiến độ của kế hoạch; xác định thứ tự ưu tiên lựa chọn tài liệu lưu trữ theo giá trị thông tin, tình trạng vật lý, tần suất khai thác, sử dụng tài liệu (giá trị thông tin là yếu tố quyết định; tình trạng vật lý và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu là yếu tố bổ sung nhằm xác định thứ tự ưu tiên đối với tài liệu lưu trữ).
- Khi số hoá tài liệu phải thực hiện theo tiêu chuẩn định dạng; ký hiệu tệp tin số phải thống nhất, theo trình tự khoa học và nghiệp vụ lưu trữ, bảo đảm tính duy nhất, có khả năng tra cứu ngay khi được tạo lập.
- Tệp tin số phải được cập nhật thông tin, quản lý và phân quyền truy cập trong cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ theo các quy định hiện hành để bảo đảm an toàn, bảo mật và đáp ứng yêu cầu khai thác trên mạng máy tính của cơ quan, tổ chức và mạng thông tin diện rộng của Đảng; được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; được sử dụng chữ ký số để chứng thực lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập.
- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, phương tiện lưu trữ điện tử để bảo quản các tệp tin số; bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp, phải có giải pháp kỹ thuật cho sao lưu và phục hồi trong trường hợp gặp sự cố, thảm hoạ; bảo đảm an toàn, bảo mật, được kết nối trong mạng máy tính của cơ quan, tổ chức.