Theo Hướng dẫn số 24-HD/VPTW ngày 12 tháng 7 năm 2024 của Văn phòng Trung ương Đảng về Hướng dẫn quản lý tài liệu nghe nhìn tại các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội có quy định nội dung quản lý tài liệu nghe nhìn, cụ thể như sau:
1. Hình thành tài liệu nghe nhìn
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình đại hội, hội nghị, hội thảo, cuộc làm việc và các hoạt động quan trọng khác (gọi chung là sự kiện) theo quy định, quy chế của cơ quan, tổ chức.
b) Người được giao quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình thực hiện theo đúng kịch bản hoặc kế hoạch đã được phê duyệt.
Trường hợp cơ quan, tổ chức giao nhiệm vụ (hoặc thuê) cơ quan, tổ chức, cá nhân (gồm cả các cơ quan thông tấn, báo chí) quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình phải thống nhất về quyền tác giả, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng tài liệu ảnh, thời lượng ghi âm, ghi hình, quay phim bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và các vấn đề có liên quan khác...
c) Sau sự kiện, người được giao chụp ảnh phải lựa chọn ảnh, trình người có thẩm quyền duyệt về số lượng, nội dung, thành phần ảnh và in một bộ ảnh phản ánh diễn biến của sự kiện và bàn giao toàn bộ tài liệu ảnh được in ra, phim âm bản hoặc file điện tử, kỹ thuật số được lưu trên phương tiện lưu trữ kèm mục lục thống kê cho người được giao lập hồ sơ sự kiện.
Sau khi kết thúc sự kiện, người được giao (thuê) ghi âm, ghi hình, quay phim bàn giao toàn bộ tài liệu ghi âm, ghi hình, phim được lưu trên phương tiện lưu trữ, kèm mục lục thống kê cho người được giao lập hồ sơ sự kiện
(Mẫu biên bản giao nhận, mục lục thống kê tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình, phim tại các Phụ lục 1, 2, 3, 4, 5)
2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe nhìn
Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đồng thời lưu ý:
a) Đối với việc lập hồ sơ, tài liệu nghe nhìn
- Đối với sự kiện chỉ hình thành tài liệu nghe nhìn, người được giao nhiệm vụ quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Đối với sự kiện hình thành tài liệu nghe nhìn cùng với tài liệu giấy, việc lập hồ sơ tài liệu nghe nhìn tiến hành đồng thời với việc lập hồ sơ, tài liệu giấy, bảo đảm chính xác như hồ sơ, tài liệu giấy.
- Tài liệu nghe nhìn đưa vào hồ sơ phải sắp xếp theo trình tự, diễn biến sự kiện và phải thống kê vào mục lục.
- Khi biên mục tài liệu ảnh, đánh số vào góc trên, bên trái, mặt sau ảnh bằng bút chì mềm, cho vào bì bảo quản chuyên dùng (nếu một bì đựng nhiều ảnh thì giữa các ảnh cần có ngăn cách để chống bết, dính), đồng thời đánh số của ảnh đó lên cả bì (mỗi ảnh đánh một số). Khi biên mục tài liệu phim, ghi âm, ghi hình đánh số lên nhãn, vỏ hộp của phương tiện lưu trữ.
- Đối với tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử trong các phương tiện lưu trữ cần thống kê chi tiết theo thứ tự file kỹ thuật số, file điện tử.
b) Đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ, tài liệu nghe nhìn nộp lưu đồng thời với hồ sơ, tài liệu giấy; khuyến khích các đơn vị, cá nhân nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe nhìn ngay sau khi kết thúc sự kiện.
- Khi giao nộp, tiếp nhận tài liệu nghe nhìn phải bàn giao đến từng bức ảnh (trên các vật mang tin như giấy, trên gỗ, trên nhựa,...) và từng băng, đĩa ghi âm, ghi hình,... cùng dữ liệu đặc tả, các phương tiện lưu trữ kèm theo, cơ sở dữ liệu tài liệu nghe nhìn (nếu có).
- Đối với tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử: Giao nộp, tiếp nhận theo từng file ghi âm, file ghi hình đúng dạng thức và cấu trúc đã thống nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với tài liệu, bảo đảm có thể truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn và được bảo vệ để không bị nhiễm virus, không hư hỏng hoặc bị mất, bị hủy hoại, sửa chữa dữ liệu.
+ Việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử có thể được thực hiện theo phương thức trực tiếp hoặc trực tuyến (nếu hệ thống quản lý, cơ sở dữ liệu tài liệu nghe nhìn, hệ thống truyền dẫn tài liệu điện tử trên mạng phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý).
+ Cơ chế bảo vệ truy cập tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử (bằng mật khẩu hoặc bảo vệ) phải được gỡ bỏ trước khi bàn giao hoặc giao nộp tài liệu.
+ Sau khi nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ cơ quan, đơn vị, cá nhân chụp ảnh, quay phim, ghi âm, ghi hình phải xoá các file tài liệu ảnh, phim, ghi âm, ghi hình sự kiện trong máy tính, các phương tiện lưu trữ của cá nhân, đơn vị để tránh lộ lọt thông tin cũng như bảo đảm về bản quyền.
- Hồ sơ, tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử nộp lưu phải bảo đảm tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo Điều 6, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Chỉnh lý, xác định giá trị, xác minh tài liệu nghe nhìn
a) Chỉnh lý tài liệu nghe nhìn
Việc chỉnh lý tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Hướng dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu, đồng thời lưu ý:
- Trong quá trình chỉnh lý phải bảo đảm điều kiện bảo quản để không làm hư hỏng, sai lệch nội dung thông tin và định dạng vật mang tin của tài liệu nghe nhìn.
- Khi phân loại và hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng, cụ thể:
+ Đối với tài liệu ảnh: Theo nội dung, chuyên đề, vấn đề (như ảnh đại hội, ảnh hội nghị, ảnh hội thảo, ảnh cuộc làm việc, ảnh chân dung, ảnh phong cảnh...); theo vật mang tin (âm bản, dương bản, ảnh trên giấy, ảnh trên file điện tử, kỹ thuật số hoặc ảnh trên các vật mang tin khác...); theo kích thước (3 cm x 4 cm, 4 cm x 6 cm, 6 cm x 9 cm, 9 cm x 12 cm, 13 cm x 18 cm...); theo màu sắc (ảnh đen trắng, ảnh màu...) v.v..
+ Đối với tài liệu ghi âm: Theo chuyên đề, vấn đề (như ghi âm đại hội, ghi âm hội nghị, ghi âm hội thảo, ghi âm cuộc làm việc, ghi âm tại các sự kiện khác); theo vật mang tin (đĩa ghi âm cơ học, ghi âm quang học, ghi âm từ tính, ghi âm trên đĩa la-de, đĩa CD, file điện tử, kỹ thuật số...); v.v..
+ Đối với tài liệu ghi hình: Theo chuyên đề, vấn đề (như ghi hình đại hội, hội nghị, hội thảo, cuộc làm việc, các sự kiện khác); theo vật mang tin (băng từ tính, băng VHS, băng betacam, băng umatic, băng cối, băng DAT, băng video cassette, đĩa, file điện tử, file kỹ thuật số...); theo màu sắc (hình đen trắng, hình màu...); theo kích thước (8 mm, 16 mm, 35 mm, 70 mm...) v.v..
b) Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn
Việc xác định giá trị tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, đồng thời lưu ý:
- Khi xác định giá trị tài liệu nghe nhìn cần chú ý đến các nhóm tiêu chuẩn về nội dung của tài liệu; xuất xứ của tài liệu và hình thức bên ngoài của tài liệu.
- Khi thống kê tài liệu trùng cần ghi rõ nội dung trùng (cùng sự kiện, cùng đối tượng, cùng tác giả, cùng góc độ, cùng loại vật liệu, cùng thời gian chụp, ghi...); lý do loại tài liệu (tình trạng vật lý rất xấu, tài liệu hư hỏng không thể phục hồi, không xác minh được sự kiện...).
c) Xác minh tài liệu nghe nhìn
Đối với những tài liệu nghe nhìn thiếu thông tin chú thích hoặc thông tin chú thích chưa chính xác thì phải xác minh. Việc xác minh được thực hiện cho từng tài liệu nghe nhìn. Nội dung xác minh bao gồm:
- Đối với tài liệu ảnh: Tên sự kiện, thời gian sự kiện, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật trong ảnh (họ và tên, chức vụ...), xuất xứ ảnh, căn cứ xác minh,...
- Đối với tài liệu phim, ghi âm, ghi hình: Tên sự kiện hoặc nội dung sự kiện; họ và tên, chức vụ, nơi công tác của nhân vật hoặc người phát biểu; thời gian phát biểu; địa điểm, thời gian, người ghi âm, ghi hình; chất lượng âm thanh, hình ảnh; loại hình tài liệu ghi âm, ghi hình; căn cứ xác minh,...
4. Thống kê, bảo quản tài liệu nghe nhìn
a) Thống kê tài liệu nghe nhìn
Việc thống kê tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Phụ lục số III, Mục 8. Văn thư - Lưu trữ của Thông tư số 02/2023/TT-BNV, ngày 23/3/2023 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ, đồng thời lưu ý:
- Thường xuyên thống kê, ghi chép điều kiện bảo quản và tình trạng của từng loại tài liệu nghe nhìn.
- Thống kê đầy đủ việc xuất, nhập từng loại hình tài liệu nghe nhìn (Mẫu sổ nhập, sổ xuất từng loại hình tài liệu nghe nhìn được hướng dẫn tại các Phụ lục 6, 7, 8, 9).
b) Bảo quản tài liệu nghe nhìn
- Tài liệu nghe nhìn bảo quản trong các kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Trong kho phải trang bị giá, tủ, hộp, bì, máy lọc không khí và các phương tiện chuyên dụng khác.
Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có kho lưu trữ chuyên dụng có thể sử dụng phòng, kho có máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, tủ chống ẩm... khống chế và duy trì ở nhiệt độ 16°C (±2°C), độ ẩm 45% (±5).
- Việc bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nghe nhìn được thực hiện theo các quy định từ Điều 7 đến Điều 12 của Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn
Việc khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Quy định của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và quy định, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, đồng thời lưu ý:
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn thực hiện như tài liệu giấy.
- Để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn, các cơ quan, tổ chức cần trang bị các phương tiện, thiết bị đọc chuyên dụng phù hợp với từng loại hình tài liệu nghe nhìn như: Máy đọc băng, đĩa, máy tính và các thiết bị chuyên dụng khác...