(Ban hành kèm theo Quyết định số 935-QĐ/TU ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Ban Thường vụ Thành ủy)
1. Trước khi tiếp xúc, đối thoại
1.1. Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận, hoặc bộ phận văn phòng của Ủy ban nhân dân phường, cơ quan, tổ chức, đơn vị (sau đây gọi tắt là văn phòng cơ quan, đơn vị) chủ trì, phối hợp với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội và các cơ quan có liên quan giúp người đứng đầu chính quyền:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức tiếp xúc, đối thoại
- Nắm chắc tình hình Nhân dân, dư luận xã hội trước khi tiếp xúc, đối thoại để lựa chọn nội dung phù hợp, phản ánh đúng các vấn đề bức xúc, tâm tư, nguyện vọng hợp pháp, chính đáng của Nhân dân; dự báo các tình huống có thể xảy ra để việc tổ chức tiếp xúc, đối thoại đạt được mục đích đề ra.
- Rà soát, cập nhật, thống kê những vấn đề bức xúc của nhân dân, nhất là các vấn đề hợp pháp, chính đáng được Nhân dân kiến nghị, đề xuất nhiều lần nhưng chưa giải quyết dứt điểm.
- Chuẩn bị nội dung tiếp xúc, đối thoại của người đứng đầu chính quyền theo Quy định tại Điều 11 của Quy chế 935.
1.2. Văn phòng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
- Sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức các buổi tiếp xúc, đối thoại phù hợp với tình hình thực tế và phát huy các hình thức dân chủ của Nhân dân để thuận lợi cho Nhân dân tham dự. Địa điểm tiếp xúc, đối thoại cần bố trí trang trọng, tạo không khí thân mật, gần gủi giữa người đứng đầu chính quyền với Nhân dân và đảm bảo an ninh, trật tự.
- Thông báo, thư mời Nhân dân tham gia tiếp xúc, đối thoại phải thể hiện đầy đủ nội dung, địa điểm, thời gian, người chủ trì tiếp xúc, đối thoại, …và gửi trước ít nhất 5 ngày (năm) ngày làm việc để nhân dân sắp xếp thời gian, chuẩn bị ý kiến khi tham gia tiếp xúc, đối thoại.
- Thông báo cho lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung và tham dự tiếp xúc, đối thoại; chuẩn bị chương trình chi tiết, công tác hậu cần, địa điểm phục vụ tiếp xúc, đối thoại thật chu đáo.
2. Tiếp hành tiếp xúc, đối thoại
- Đại diện Văn phòng cơ quan, đơn vị nêu lý do, giới thiệu đại biểu, các vấn đề liên quan khác.
- Người đứng đầu chính quyền thông báo cho Nhân dân kết quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền trên một số lĩnh vực; nội dung có liên quan trực tiếp đến cuộc tiếp xúc, đối thoại.
- Nhân dân phát biểu ý kiến, góp ý, hiến kế theo yêu cầu, mục đích, nguyên tắc, nội dung của buổi tiếp xúc, đối thoại.
- Người đứng dầu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan báo cáo, thông tin việc giải quyết các kiến nghị, vấn đề Nhân dân phát biểu.
- Người đầu chính quyền giải thích, trao đổi, tiếp thu ý kiến góp ý, kiến nghị của Nhân dân và kết luận buổi tiếp xúc, đối thoại.
3. Sau khi tiếp xúc, đối thoại
- Chậm nhất 10 (mười) ngày làm việc, sau khi kết thúc tiếp xúc, đối thoại với Nhân dân, văn phòng cơ quan, đơn vị thông báo ý kiến kết luận của người đứng đầu chính quyền đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan xem xét, giải quyết kiến nghị của Nhân dân.
- Chậm nhất 20 (mười) ngày làm việc, sau khi có thông báo của Văn phòng cơ quan, đơn vị về ý kiến kết luận của người đứng đầu chính quyền; các cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan có trách nhiệm tích cực giải quyết và thông báo kết quả giải quyết bằng văn bản đến Nhân dân có kiến nghị, đồng thời báo cáo người đứng đầu chính quyền. trường hợp nội dung phức tạp, cần có thêm thời gian giải quyết thì cơ quan, tổ chức, đơn vị phải thông báo bằng văn bản nêu rõ thời hạn giải quyết đến người có ý kiến góp ý được biết.
- Hằng năm, người đứng đầu chính quyền các cấp phải báo cáo kết quả tiếp xúc,đối thoại và kết quả giải quyết sau tiếp súc, đối thoại với cấp ủy cùng cấp và chính quyền cấp trên trực tiếp; đồng thời gửi thông báo cho Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp để theo dõi, giám sát.